O gerenciamento de tempo é uma estratégia que precisa ser adotada para executar melhor as tarefas e que acaba sendo um desafio para muitos profissionais.
A correria do dia a dia acaba sendo um empecilho para a plena execução de atividades não só profissionais, uma vez que a má gestão do próprio tempo pode prejudicar até mesmo a vida particular.
Em razão disso, esse gerenciamento precisa ser feito com foco e determinação, de modo que o fluxo de trabalho seja cumprido adequadamente, evitando prejuízos, atrasos e insatisfação de clientes ou mesmo de gestores.
De líderes a estagiários, todos precisam entender que a gestão de tempo é fundamental para o desenvolvimento de projetos de uma empresa.
Portanto, selecionamos neste artigo algumas dicas cruciais para que você consiga entender como ser mais eficiente na divisão das suas tarefas do dia a dia. Confira!
Afinal, o que é gerenciamento de tempo?
O gerenciamento de tempo é, sinteticamente, o planejamento e a mensuração do tempo que será gasto em cada atividade.
Se você sai do trabalho às 18h e gasta uma hora, em média, no trânsito até chegar em casa, não se pode marcar um jantar com a família às 19h.
Isso também vale para o trabalho: se você entende que a execução de uma tarefa demanda 8 horas, não prometa entregá-la em 6 horas.
Para poder fazer um melhor gerenciamento de tempo, cronometre a execução de determinadas atividades, principalmente aquelas que precisam ser feitas com certa frequência, tais como:
- Fechamento de caixa;
- Emissão de folha de pagamento;
- Criação de fluxo de atividades;
- Envio de e-mails periódicos;
- Redação de relatórios.
Sua execução pode ser um pouco mais complexa do que a teoria, uma vez que as rotinas laborais estão se tornando cada vez mais dinâmicas, com um maior número de demandas a serem entregues, muitas vezes no mesmo dia.
Dicas para fazer um melhor gerenciamento de tempo
O primeiro passo para que o seu gerenciamento de tempo seja bem-sucedido é conhecer bem todas as atividades destinadas a você. E para isso, vamos à nossa primeira dica.
- Tenha uma agenda
Ao ter uma agenda, você pode e deve anotar tudo o que for escalonado como demanda para você. Com esse instrumento, é possível observar e administrar com maior exatidão tudo o que se deve fazer.
Por isso, não hesite em comprar uma agenda ? ou mesmo utilizar uma digital. Lembre-se sempre de estar acompanhado dessa caderneta, e anote tudo sempre. Ao menor sinal de dúvida, o lembrete estará lá, registrado.
- Não deixe tarefas incompletas
Outra dica fundamental para um melhor gerenciamento de tempo é concluir tudo aquilo que for iniciado. Não respeitar esta lição é um dos piores hábitos que atrapalham o desenvolvimento das demandas.
É evidente que imprevistos acontecem, mas tente dar início a uma atividade somente quando estiver com o tempo totalmente livre e integrado para se dedicar a ela.
Muitas pessoas se consideram inquietas e tentam exercer mais de uma atividade por vez, fazendo pausas espaçadas entre elas, o que acaba tirando o foco e a concentração a cada troca de demanda realizada.
Se esforce para concluir a tarefa, mesmo que ela só seja encerrada alguns minutos depois do término do expediente. O acúmulo de tarefas inacabadas pode ser fatal.
- Priorize as tarefas mais importantes
O gerenciamento de tempo também requer prioridade. Identifique na sua agenda quais são as principais e mais importantes demandas anotadas.
Ao priorizar a execução do que precisa ser feito com mais urgência, você pode conseguir finalizar a atividade até antes do previsto, sobrando tempo para se dedicar a outras funções.
- Seja disciplinado
De nada adianta tentar aplicar as outras dicas para fazer um melhor gerenciamento de tempo se não houver disciplina. A rotina regrada faz parte da vida daqueles que obtêm sucesso na gestão do próprio tempo.
Se você é uma pessoa desorganizada, que está frequentemente lutando contra o tempo para entregar tudo em cima da hora, é muito provável que nada funcionará da maneira que deseja.
Busque trabalhar melhor sua força de vontade e lutar contra a procrastinação. Existem diversas maneiras de aperfeiçoar essa habilidade, como com atividades físicas, meditação e psicoterapia.
- Distribua as cargas horárias corretamente
Uma vez que você já entende que é preciso analisar a sua agenda, priorizar o que deve ser feito e descartar algumas atividades que podem ser deixadas para depois, é hora de eleger qual será o tempo que você pode e pretende gastar em cada demanda.
Uma ideia prática para isso é incluir, na sua divisão de tempo, quanto você gastará para atividades extraprofissionais, tais como:
- Exercícios físicos;
- Cozinhar;
- Dormir;
- Lazer;
- Tarefas domésticas.
Adaptando sua rotina a um gasto de tempo específico para cada atividade, fica mais fácil entender quanto você precisará dispor deste mesmo tempo para cada demanda que tiver que cumprir na sua rotina profissional.
- Mensure seus resultados
Nada é mais satisfatório e instigante do que perceber que esforços estão sendo recompensados, não é mesmo?
Portanto, busque realizar comparativos entre seus resultados para entender se o gerenciamento de tempo está, de fato, sendo efetivo.
Se não, busque estudar e interpretar quais pontos foram falhos e quais melhorias precisam ser providenciadas para que você chegue até o resultado desejado.
Benefícios do gerenciamento de tempo
São múltiplas as vantagens que um bom gerenciamento de tempo pode trazer para a vida das pessoas. Dentre elas, podemos citar a melhoria da produtividade e eficiência.
Poucas coisas trazem mais motivação no trabalho do que perceber que se domina o que faz e que a sua profissão, de fato, faz a diferença de alguma forma.
Ao perceber que você está sendo cada vez mais o responsável pelo sucesso dos projetos que te envolvem, você trabalhará, certamente, com mais disposição.
Outro benefício é uma melhor reputação profissional. Empresas gostam de profissionais qualificados e que apresentam, entre suas habilidades, um bom autocontrole e autogestão de tempo.
E por fim, é preciso citar também a melhoria no estresse. A falta de um bom gerenciamento de tempo é responsável por trazer muitos problemas no âmbito empresarial.
Saber que o seu trabalho está atrasado ou não está sendo conduzido da melhor maneira possível pode tirar o seu sono até mesmo em momentos de lazer.
Portanto, gerir o próprio tempo é sempre uma maneira de ficar tranquilo e relaxado de que tudo está em dia e será entregue no prazo.
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