De olho no objetivo de evitar erros operacionais e garantir a plena funcionalidade da execução de tarefas, muitas empresas têm direcionado seus esforços na melhoria contínua dos seus processos internos. São muitas as maneiras existentes de levar esta mudança para dentro do seu negócio.
Infelizmente, é mais comum do que se imagina que os brasileiros não se planejem. Trata-se de um hábito cultural que acaba fazendo com que muitos até mesmo abram as portas de seus empreendimentos sem realizar um estudo prévio de mercado. Planejar com cautela os processos internos da sua empresa pode gerar maior satisfação por parte de seus consumidores, trazendo melhores resultados.
De olho nisso, selecionamos, neste material, algumas das principais dicas para que você consiga aprimorar os seus processos internos e, assim, alavancar as suas vendas. Boa leitura!
Afinal, o que são os processos internos?
Em primeiro lugar, devemos entender com maior exatidão o conceito de processos internos. Resumidamente, são todas as atividades operacionais que integram o dia a dia da sua empresa, garantindo que os objetivos sejam atingidos no prazo adequado.
Quando falamos em comércio, por exemplo, existe um sem-fim de processos que acontecem entre o cliente adentrar a sua loja e sair com uma compra efetuada. Tais processos seguem uma ordem que antecede até mesmo a chegada do cliente ? como as metodologias de marketing para a atração deste consumidor ? até o momento do pós-venda.
Desde o atendimento e a água ou café ofertados a este cliente, passando pela linha de montagem e o controle de estoque, todos os processos internos precisam estar operando com maestria para que nenhum contratempo atrapalhe esta venda.
Por que é preciso melhorar estes processos?
Organização é um item indispensável para tudo o que fazemos na nossa vida. Imaginemos que você necessite de um item pessoal e não saiba em qual armário da sua casa você o guardou. Assim, você desperdiça tempo para executar determinada ação ? e tempo é dinheiro, lembre-se.
Em uma empresa, processos internos desorganizados podem trazer resultados indesejados e até mesmo prejuízos. Uma tarefa, por mais simples que seja de ser realizada, necessita de padronização para que seja repetida sempre com precisão e eficiência.
Desde informações preenchidas de maneiras diferentes até documentos que não são guardados sempre no mesmo local, todos os pequenos, médios e grandes processos internos de uma empresa precisam de organização e gestão.
Quando isso não ocorre, a empresa sofre com perdas, retrabalho, desgaste de equipe, demora na elucidação de problemas e falhas de comunicação. Todos estes problemas podem desaparecer com processos bem definidos e bem geridos.
Como melhorar os processos internos?
Uma vez que você já sabe da importância de uma boa gestão de processos internos, agora é hora de arregaçar as mangas e trabalhar para corrigir o que precisa ser consertado na sua empresa. Vamos ao passo a passo!
Dica 01: melhore a comunicação interna
Os ruídos na comunicação interna são o primeiro gargalo que precisa ser superado em uma empresa que deseja aprimorar seus processos internos. Culturas organizacionais muito hierarquizadas, com pouco diálogo entre colaboradores de diferentes níveis, podem encontrar um andamento de atividades mais confuso e lento.
Para resolver este problema, a dica é entregar maior liberdade para que os funcionários se comuniquem através de diferentes canais. Fomentar uma maior integração entre as áreas para que os colaboradores compartilhem suas diferentes visões de mundo e conhecimentos técnicos pode ser uma excelente alternativa.
Lembre-se que uma comunicação interna pode até mesmo afetar um processo de venda. Pense na possibilidade de um cliente questionar algo que não seja da alçada do vendedor responsável por atendê-lo. Se este funcionário tiver o conhecimento de outro setor à sua disposição, a dúvida pode ser esclarecida mais rapidamente.
Em resumo, a melhoria da comunicação interna depende de alguns critérios, tais como:
- Todos devem falar a mesma língua dentro da empresa;
- Os processos devem ser de conhecimento de todos os funcionários;
- Precisa haver clareza e transparência no repasse de informações;
- É necessária maior liberdade para a troca de ideias entre os colaboradores.
Dica 02: padronização de processos
Conforme já anteriormente mencionado, a padronização é um item indispensável para a melhoria dos processos internos. É muito importante que todas as tarefas estejam corretamente alinhadas e direcionadas para que todas as equipes alcancem o cumprimento de suas metas.
Através desta organização, todos os funcionários, desde a diretoria até a zeladoria, sabem exatamente quais funções devem cumprir, quais são as metas e objetivos a serem alcançados, e por consequência, veem seus trabalhos serem mais simplificados. De tal forma, diminui-se o desperdício de tempo e de recursos.
Mais do que isso: uma padronização garante que quando um cliente ou fornecedor apresentar uma dúvida, tudo estará devidamente organizado e em seu correto lugar, facilitando a comunicação com este indivíduo.
Dica 03: capacite as equipes
Já falamos antes sobre garantir maior autonomia para os seus colaboradores. Isso só é possível se houver uma correta capacitação dos funcionários.
Mais do que saber desenvolver sua função, um bom funcionário precisa saber interpretar as motivações por trás de cada um dos processos internos da organização.
Quando ele sabe o que é preciso fazer ? e quando é preciso ?, fica mais fácil para que o próprio colaborador aponte falhas nos processos e faça sugestões de melhoria.
Dica 04: utilize a tecnologia como aliada
Atravessamos um momento conhecido como transformação digital. E este conceito nada mais é do que fazer uso de ferramentas tecnológicas a favor da melhoria da experiência humana. Se é possível abreviar caminhos e facilitar processos internos com o auxílio da tecnologia, por que não fazer?
Metodologias analógicas de trabalho tendem a atrapalhar o desenvolvimento de uma série de ações. Por exemplo, o uso de bancos de dados físicos só traz acúmulo de papelada e é um verdadeiro retrocesso na organização de documentos e a maior parte das organizações vem migrando para os softwares de gestão em nuvem.
A tecnologia, neste caso, traz muitos benefícios, como maior agilidade, segurança, redução de custos e inteligência operacional nos processos internos da sua instituição. É importante destacar que sistemas de gestão digitais ajudam na geração de relatórios, qualificando a tomada de decisão, além de promover maior integração entre os setores da empresa.
Dica 05: definia metas claras e assertivas
Por fim, para que os processos internos sejam corretamente aplicados, é preciso que todas as equipes caminhem na mesma direção. E isso só é possível se todos os colaboradores conhecerem suas metas e objetivos, sabendo o que é esperado deles.
Quando um gestor não é suficientemente claro sobre o que ele deseja para o futuro da organização, é provável que toda a equipe sofra com a insegurança de não saber se o caminho adotado está correto ? e isso pode desalinhar toda a integração entre as equipes.
Agora que você já sabe da importância dos processos internos para a sua empresa, que tal ler outros de nossos conteúdos com foco em gestão e empreendedorismo? Clique aqui e seja redirecionado agora mesmo.
