Manter um estoque de segurança é uma estratégia essencial para evitar contratempos com clientes e, consequentemente, perder uma venda.
No entanto, fazer a gestão desse tipo de armazenamento emergencial de produtos requer alguns cuidados. Será que a sua empresa está, de fato, preparada para tal?
Pensando nisso, elaboramos esse artigo trazendo as melhores dicas para você planejar, administrar e otimizar um estoque de segurança que traga benefícios para a sua empresa, evitando desperdícios e prejuízos no departamento comercial. Boa leitura!
Afinal, o que é um estoque de segurança e qual a sua importância?
Antes de mais nada, é preciso compreender o que é estoque de segurança. Essa expressão se refere a uma quantidade mínima de produtos, que precisa ser armazenada para que nenhuma mercadoria falte no estoque do seu empreendimento.
Esse arsenal de itens faz com que a sua empresa consiga ter um controle sobre os produtos disponíveis, arquitetando estratégias que evitem a falta ? ou o excesso ? desses insumos.
A gestão de qualidade age para garantir que o pedido de reposição seja feito enquanto ainda há um número considerável de itens de um determinado produto.
Assim sendo, a principal utilidade do estoque de segurança é evitar que haja um corte no abastecimento da cadeia de suprimentos, que pode ocorrer quando há algum imprevisto ? como atraso por parte de fornecedores.
Além de manter a satisfação dos consumidores, o estoque de segurança se tornou ainda mais indispensável para as empresas depois do início da pandemia, já que passou a proteger as lojas de imprevistos.
Atrasos nas entregas de produtos se tornaram um problema ainda mais recorrente nos últimos anos em razão do alastramento da Covid-19, o que fez com que a estratégia de gerir um estoque de segurança se tornasse ainda mais importante do que em condições normais.
Benefícios do estoque de segurança
Quando é feita uma gestão estratégica desse tipo de armazenamento, a sua empresa pode ser beneficiada de diferentes maneiras, como:
- Redução nos custos de armazenamento;
Por tornar-se possível a identificação da quantidade que deve ser adquirida das demandas, é possível reduzir os custos.
- Maior satisfação dos clientes;
Fortalece a relação com os clientes pois aumenta a garantia de entrega na data prevista.
- Evita prejuízos;
Gera redução de problemas, como por exemplo, na contratação de mão de obra emergencial para cobrir demandas de suprimentos.
- Constância no fluxo de produção;
O fluxo de produção passa a ser mantido constante, porque a logística dentro dos departamentos não sofre alterações.
- Fortalecimento no relacionamento com os fornecedores.
Mantém a qualidade no serviço, gerando satisfação da parte dos fornecedores.
Você sabe como é feito o cálculo do estoque de segurança?
Agora que você já sabe o que é estoque de segurança e a sua importância na gestão da sua empresa, é preciso entender que é necessário fazer um cálculo desse armazenamento.
É preciso, antes de mais nada, levar em consideração que a pandemia de Covid-19 trouxe mudanças drásticas nas organizações de praticamente todos os setores das empresas.
Com relação ao estoque de segurança não foi diferente e os gestores vêm tendo que repensar sua organização para acompanhar as novas mudanças de mercado.
No entanto, você deve estar se perguntando como é possível realizar este cálculo de maneira segura e eficaz. Existe um passo a passo, que ensinamos abaixo, para ilustrar essa operação matemática que trará toda a diferença para a sua empresa.
Primeiro passo: é preciso fazer a previsão de demandas
As mudanças no padrão de consumo dos clientes vêm sendo cada vez mais intensas, frequentes e voláteis.
Assim sendo, as empresas de diversos segmentos precisam lidar com as novas preferências dos clientes, levando sempre em consideração as boas práticas.
A primeira medida é estudar esse novo cenário de possibilidades, de modo a entender as mudanças nos comportamentos das vendas.
Ainda que, de antemão, não seja possível coletar dados tão precisos, você conseguirá esquematizar uma realidade aproximada, que poderá servir como um ponto de apoio para que seja realizado o cálculo do estoque de segurança.
Segundo passo: entenda o lead time
Você já ouviu falar em lead time? Esse termo, nada mais é, do que o tempo decorrido entre o recebimento de um pedido e a entrega desta mercadoria nas mãos de seu comprador.
Desta maneira, o lead time pode ajudar a gestão da empresa a entender melhor qual foi o tempo gasto durante todo o processo produtivo – desde a transformação matérias-primas em mercadorias finalizadas até que estas chegassem ao seu consumidor final -, garantindo a entrega dentro do prazo definido.
Em outras palavras, você pode calcular o tempo entre a entrada de um insumo, até o momento em que ele saiu do estoque de produtos.
Quando você conhece esse tempo, tem em suas mãos um bom facilitador que te ajudará no cálculo correto do seu estoque de segurança.
Terceiro passo: o espaço precisa ser apropriado
Agora que você já sabe o que é o estoque de segurança, é possível imaginar que esse armazenamento faz com que seja necessário aglutinar um maior número de produtos guardados.
De modo a não comprometer suas características básicas, é muito importante armazenar os insumos em espaços que apresentem boas condições de alocação.
Ou seja, é indispensável que uma boa gestão de estoque de segurança se certifique se é necessário readequar os ambientes internos ou buscar novos locais para que a segurança do seu armazenamento não seja comprometida – evitando assim possíveis e desagradáveis prejuízos.
Quarto passo: leve em consideração o tempo de fornecimento
Conforme já anteriormente mencionado, vários empecilhos podem atrapalhar o tempo do trajeto da matéria-prima para o seu estoque.
Assim sendo, muitas organizações vêm procurando até mesmo fornecedores alternativos ou renegociando com os fornecedores fixos, em uma tentativa de atenuar os impactos que afetam a cadeia de suprimentos da empresa.
Em ambas as situações é preciso saber, com exatidão, qual é o tempo de fornecimento habitual.
Se o prazo for maior do que o esperado, esse tempo precisa ser levado em consideração para que as demais fases da cadeia produtiva não sejam negativamente impactadas.
Qual é o cálculo para o estoque de segurança?
Agora que você já tem esses dados em mãos, é chegada a hora de fazer o cálculo da quantidade de reserva necessária para armazenar um determinado insumo.
Em síntese, o cálculo do estoque de segurança é seguido pela seguinte fórmula matemática: a demanda média diária de vendas multiplicada pelo tempo de entrega em dias. Confuso? Vamos a um exemplo mais prático, então.
Se um e-commerce vende mais de 30 cadernos por dia, com um lead time de 5 dias, o seu cálculo precisa seguir a ordem de 30 vezes 5, cujo resultado é 150. E o que isso significa?
Bem, essa equação nos leva ao entendimento de que é necessário que a sua empresa tenha, pelo menos, 150 cadernos do mesmo modelo no estoque de segurança.
Fácil, não é? Com planejamento e atenção, é possível estar preparado para emergências sem acabar afetando suas finanças.
Se você entendeu a necessidade de organizar e gerir com segurança e eficácia um estoque de segurança na sua empresa para evitar prejuízos e perdas de oportunidades, não deixe de ler outras dicas sobre gestão e empreendedorismo em nosso blog!
